18

Belli bir amaç için bir araya gelip düşünmeye, karar almaya, aksiyonları belirlemeye toplantı diyoruz. Uzaktan çalışma ile birlikte her türlü görüşmeyi birçok katılımcı ile toplantı formatında geçirmeye başladık, bu da bireysel çalışma zamanımızı oldukça azalttı. Gün içinde toplantılar çok fazla olduğundan yapılması gereken bireysel işler ise mesai sonrasına kalıyor. Gün içindeki etkinliklerin ve toplantıların verimli bir şekilde geçirmek zamanın daha verimli kullanılmasını sağlayacaktır.

Toplantı öncesi yapılabilecekler;

1- Toplantıya ihtiyaç olup olmadığının değerlendirilmesi. Toplantı isteğini göndermeden önce “Toplantıya ihtiyaç var mı?” sorusunun düşünülmesi gerekir. İnsiyatif alınıp ilerlenebilecek bir durum mu, kısa telefon görüşmeleri ile çözülebilecek bir konu mu değerlendirilmesi yapılabilir.

2- Toplantı ajandasının belirlenmesi ve ilgililerle paylaşılması. Zaman hiç kimsenin geri kazanamadığı hayatındaki en önemli varlıklardan birisi. Bu en önemli varlığı en iyi şekilde kullanmak herkesin en doğal hakkıdır. İlk olarak toplantıda olmasının faydası olacağı kişilerin davet edilmesi. İlgili ilgisiz birçok kişinin toplantıya davet edilmesi verimliliği azaltacağı gibi muhtemelen bunun için tekrar toplantı yapalım kararının çıkmasına sebep olacaktır. Toplantı sahibi toplantı isteğini paylaşırken ajandadaki maddeler ve öngördüğü süreleri paylaşmalıdır.

3- Toplantı süresinin belirlenmesi. Uzaktan çalışma ile ilgili yaşadığımız sıkıntılardan birisi de uzadıkça bitmeyen toplantılar. Maximum 60 dakikalık toplantılar ayarlamak katılımcıların odaklanmasını sağlayacaktır. Uzun toplantılar katılımcıların odaklanmasını olumsuz etkileyeceğinden verimliliğini azaltacaktır. Eğer 60 dk’dan uzun toplantılar yapılması gerekiyorsa da 50 dkda bir 10-15 dk mola verilebilir.

4- Var ise dokümanların paylaşımı. Toplantı ile ilgili sunum veya farklı dokümanlara katılımcıların önceden göz gezdirerek hazırlıklı gelmeleri zamanın verimli kullanılmasını sağlayacaktır.

Toplantı sırasında;

5- Kameraların açılması. Araştırmalar yüzyüze iletişimin etkisinin diğer iletişim türlerinden çok daha yüksek olduğunu ortaya koymuştur. Uzaktan çalışırken biribirimizin yüzünü görüyor olmamız fiziksel olarak bir arada olamasakda odaklanmayı ve aktif dinlemeyi daha da artıracaktır.

6- Dikkat dağıtıcıların ortadan kaldırılması. Çağımızın önemli sorunlarından birisi. Etrafta o kadar çok dikkat dağıtıcı unsurlar var ki, bunları minimize edebilmemiz toplantıya daha odaklı olunmasını ve aktif dinlenmesini sağlayacaktır. Gelen notifikasyonları kapamak veya bakmamak, ek iş yapmamak, mail uygulamalarından toplantı süresince uzak durmak bile verimliliği önemli oranda artıracaktır.

7- Toplantı notunu alacak birisinin belirlenmesi. Toplantı başında toplantı notlarını alacak birisini belirlenmesi, kısa ve net bir şekilde toplantı notlarının alınması tüm katılımcıların aynı noktada olmasını sağlayacaktır. Toplantı notunun alınmaması bazı noktaların unutulmasına veya yanlış hatırlanmasına sebep olacağından yeni bir toplantı ihtiyacı çıkarabilir veya alınan kararlarda başa dönülmeye sebep olabilir.

8- Toplantı fasilitatörünün belirlenmesi. Ajandanın ve öngörülen sürelerin etkin bir şekilde uygulanması, katılımcıların çeşitli tekniklerle aynı hedefe odaklanması sağlayarak etkin ve verimli toplantı geçirilmesi için bir fasilitatörün belirlenmesi oldukça faydalı olacaktır.

9- Herkesin dahil edilmesi. Tüm katılımcıların etkin birşekilde toplantının içinde olmaları hem daha etkili kararların alınmasını sağlayacak hem de aynı konuların tekrar tekrar açıklanmasını minimize edeceğinden zamanın verimli kullanılmasını sağlayacaktır.

10- Parking lot belirlenmesi. Zaman zaman bazı konular uzadıkça hem odaktan çıkılmasına hem de bitmeyen tartışmalara sebep olabilir. Bu durumda fasilitatör bu tip konuları toplantı sonunda veya daha farklı bir zamanda değerlendirmek üzere park edebilir.

11- Toplantı sonunda toplantı ile ilgili geribildirimlerin alınması. Katılımcıların toplantı ile ilgili geribildirimleri almak daha verimli toplantılar gerçekleştirmek için güzel bir fırsat olabilir.

Toplantı sonrasında;

12- Toplantı notunun paylaşılması. Toplantı notu almak üzere belirlenen kişi tarafından tüm katılımcılarla toplantı notunun paylaşılabilir.