planning

Scrum çerçevesi ile çalışmaya başlayan her takımda edinilmesi gereken ilk alışkanlık ritüellerin düzenli uygulanmasıdır. Her sprintin ilk ritüeli olan sprint planlama etkinliğinin verimli geçmesi için aşağıdaki maddelere dikkat edilebilir.

Etkinlik öncesi kontrol edilecekler;

• Product Backlog’daki Item’lar önceliklendirilmiş mi?
• Product Backlog’daki Item’lar refine edilmiş mi?
• Product Backlog Item’ların tanımı yeterince açık mı?
• Product Backlog Item’larının kabul kriterleri belirtilmiş mi?
• Bir önceki review’de gelen geribildirimlere göre backlog maddeleri düzenleme ihtiyacı var ise düzenlendi mi?
• Bir önceki retrospective’den product backlog item haline gelecek maddeler var ise eklendi mi?
• Product Backlog takım tarafından yerine getirilecek tüm aktiviteleri kapsayacak şekilde düzenlenmiş mi?

Etkinlik sırasında yapılacaklar;

• Etkinlik zamanında başladı mı?
• Takım geçmiş metriklerine göre alabileceği toplam büyüklükleri belirledi mi?
• Takım üyeleri Sprint boyunca çalışılabilecek süresi belirlendi mi?
• Bir önceki sprintten kalan işlerin yeni önceliği Product Owner tarafından belirlendi mi?
• Product Owner PBI’lardaki “NEDEN değerli” sorusunun cevabını net bir şekilde belirtti mi?
• Product Owner PBI’lardaki “NE” sorusunun cevabını net bir şekilde belirtti mi?
• Product Owner takımın büyüklük verebileceği yeterli bilgileri sağladı mı?
• Bir önceki sprintten kalan PBI’ların kalan işine göre resize edildi mi?
• Takım PBI’ların büyüklüğünü adam/gün/saat gibi metriklerden uzak Story Point cinsinden belirledi mi?
• Takım sprint boyunca yapacağı işleri belirledi mi?
• Takım acil ve sprinte dahil olması gereken plansız işler için buffer ayırdı mı?
• Task’lar en fazla 8-16 saatler şeklinde belirlendi mi?
• Herkesin hemfikir olduğu sprint goal belirlendi mi?
• Etkinliğin sonunda burndown chart’ların ilk hali çizildi mi?

Etkinliğin sonundaki genel değerlendirme;

• Planlama etkinliği time-box uygun bir şekilde tamamlandı mı?
• Tüm takım üyeleri aktif olarak katılım sağladı mı?
• Scrum Master bozukluklar oluşmaması için verimli fasilitasyon yaptı mı? Gerekli durumlarda müdahil oldu mu?
• İşlerin NASIL yapılacağı değerlendirilirken fiziksel veya digital uygulamalarla görselleştirmenin gücü kullanıldı mı? Ofisteyken flipchart’lar, beyaz tahtalar, uzaktan çalışmada ise görselleştirmeyi sağlayacak Miro, Mural gibi uygulamalar kullanıldı mı?
• Yaşanabilecek bozukluklar aşağıdaki gibi olabilir. Scrum Master’ların dikkatli olması ve yaşanmaması için aksiyon alması önemlidir.
• Product Owner PBI’ların büyüklüklerine müdahale etti mi?
• Product Owner takımın daha çok iş alması için baskıcı davrandı mı?
• Product Owner takım üyelerine iş/görev ataması yaptı mı?

Tüm bu maddelerin sağlıklı bir şekilde yapılması Scrum Master’ların görev ve sorumluluğundadır. Bu sebeple Scrum Master’ların bu kontrol listesindeki maddelerin ilk etapta alışkanlık haline gelene ve içselleştirilene kadar madde bazlı olarak kontrol edebilir.

Maddelerin çıktısının alınabilmesi içinde kontrol listesinin bir doküman haline getirdik. Kontrol listesine ulaşmak için tıklayınız.

Her sprint planlama etkinliği ile başlar. Sprint planlama etkinliği üç kısımdan oluşur. NEDEN, NE ve NASIL sorularına cevap aranır. Planlama etkinliğinde takım sprint boyunca yapacakları işlerin NEDEN değerli olduğu, NE yapacağına karar verdiği, temel anlamda NASIL yapacağını belirlediği etkinliktir.

Bu etkinlik öncesi Product Owner’ın backlog’u önceliklerine göre sıralamış, olgunlaştırmış bir şekilde getirmesi sağlıklı bir planlama etkinliğinin geçirilmesi için önemlidir. Bu etkinliğe Product Owner ihtiyaç duyması durumunda etkinliğe tavsiyelerde bulunması için başka birilerini davet edebilir. Yalnız takımın kararlarına ve tahminlemesine karışmaması gerekiyor.

Sprint planlama etkinliğinde tüm takımın ortak belirlediği Sprint hedefi’de belirlenmelidir.

NEDEN değerli;

Product Owner Sprint planlama etkinliğine en öncelikli ve en değerli işleri takıma getirmekle sorumludur. İşlerin NEDEN değerli olduğu konusunda takıma bilgi vermelidir. İşlerin neden öncelikli olduğunu, ürün kapsamında nasıl bir etkisinin olduğunu bilmek takımı motive edecektir. Hatta Product Owner bu bilgiyi vermediği durumlarda Developer’ların mutlaka bu bilgiyi sorgulamasını tavsiye ederim.

NE yapılacak;

Product Owner önceliklendirdiği işlerin kapsamında NE yapılacağı konusunda developer’ların da tahminleme yapabileceği detayda bilgiyi takıma vermelidir, kabul kriterlerini net bir şekilde açıklamalıdır. Takım da önceki sprintlerde deneyimlediği hıza göre yapabileceği işleri belirler ve sprint boyunca yapmayı taahhüt eder.

NASIL yapılacak;

Bu kısımda ise takım yapılacak işlerin temel düzeyde NASIL yapılacağına karar vermekte ve task’larını belirlemektedir. Yapılacak işleri BİTTİ tanımına uygun bir şekilde iş parçacığını üretecek task’ları belirlerken bir veya iki günde bitebilecek task’lara böler. NASIL kısmında Product Owner’ın aktif bir görevi yok gibi yalnız takımın sorabileceği sorular olma ihtimaline karşın ulaşılabilir durumda olması önemlidir. Yazılan tasklar’ın uzmanlık alanından bağımsız olarak tüm takım tarafından yazılması takımın birbirini daha iyi anlamalarını ve yapılan yorumlarla daha kaliteli çıktıların oluşması sağlayacaktır. Tüm takım NASIL yapılacağı konusunda fikirlerini belirteceği için riskli, belirsiz, karmaşık konular hep beraber değerlendirilecek ve en kaliteli çıktıların oluşmasını sağlayacaktır. Bu çalışmalarda da mümkün olduğunda görselliği sağlayacak ürünlerin kullanılması iletişimi, farkındalığı, ortak noktada buluşmayı kolaylaştıracaktır. Fiziksel ortamda flipchart, tahta, digital ortamda ise Miro, Mura gibi uygulamaları kullanılabilir.

Timebox;

Scrum Guide’da iki haftalık bir sprint için maksimum dört saatlik bir planlama toplantısı olması gerektiği belirtilir. Etkinliğin verimli geçmesi için öncesinde kaliteli, verimli ve yeterli miktarda refinement aktiviteleri gerçekleştirilmelidir.

Çıktılar;

Sprint planlama toplantısının çıktısı ise güncellenmiş bir Product Backlog, Sprint Backlog, Taskboard ve Sprint Goal’dür.